Dalam sebuah sistem perusahaan baik swasta maupun pemerintahan pastilah melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan perencanaan, penghimpunan, mencatat dan mengolah, mengadakan dan mengirimkan hingga melakukan pengelolaan dokumen demi mengendalikan sistem pekerjaan yang dipakai dalam mencapai tujuan utama dari sebuah perusahaan tersebut.

Dokumen ataupun dokumentasi merupakan hal yang sangat penting untuk dibuat bagi manajemen perusahaan, karena dengan dibuatnya dokumen dari setiap pekerjaan yang dilakukan maka pekerjaan tersebut dapat ditinjau kembali untuk membantu melakukan tugas dan tanggung jawab perusahaan berikutnya. Membuat dokumentasi atas setiap pekerjaan yang dilakukan pun merupakan prosedur yang banyak diterapkan oleh perusahaan demi menjaga kelangsungan dan tercapainya tujuan perusahaan secara tertata.

Pengelolaan dokumen dengan sistem manajemen perusahaan yang benar dan tepat akan mendatangkan manfaat yang sangat besar, di mana manfaat utama adalah membantu dalam menemukan informasi yang diperlukan dengan cepat dan mudah, sehingga dapat membantu proses pekerjaan berjalan dengan lancar. Manfaat berikutnya dari manajemen dokumen yang dikelola secara tepat adalah sebagai berikut :

  1. Dapat membantu meningkatkan produktifitas dalam suatu bisnis yang dikelola, di mana para pegawai atau karyawan dapat melakukan akses dan melakukan tugasnya melalui informasi terdahulu yang sudah didokumenkan dengan cara yang cepat dan tepat.
  2. Jika dokumen fisik ataupun dokumen dalam bentuk file digital disimpan dengan cara yang benar dan mudah untuk dilihat kembali, maka time manajemen bisnis pun akan mendapatkan respon yang cepat serta tepat waktu dalam melaksanakan setiap pekerjaan yang dilakukan. Selain itu penyimpanan dokumen dengan cara yang tepat akan mudah untuk didistribusikan pada pihak terkait yang memerlukan dokumen perusahaan.
  3. Penyimpanan dokumen fisik pada pihak lain yang terpercaya seperti layanan dari RDS atau Reycom Document Solusi akan menghasilkan banyak manfaat untuk anda, di mana salah satunya adalah dapat mengurangi total biaya penyimpanan dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan dokumen. Karena yang biasa dan umumnya dokumen ditempatkan pada lemari arsip di setiap sudut bagian kantor anda, jika penyimpanan dokumen dipercayakan pada RDS, maka ruangan yang tadinya anda pakai sebagai tempat lemari arsip dapat dialokasikan untuk ruangan lain yang lebih diperlukan.